Compte rendu de notre conférence du 20 Janvier : « Les aperçus juridiques et conseils pratiques pour travailler et entreprendre au Japon »

Pour notre conférence mensuelle de janvier, nous avons eu l'honneur de recevoir Catherine Gaillarde et Ayano Kanezuka, avocates du Cabinet Cotty Vivant Marchisio & Lauzeral à Tokyo qui ont animé avec professionalisme et convivialité un thème au coeur de l'activité de FAJ (et de son Club Entrepreneures) sur les aperçus juridiques et conseils pratiques pour travailler et entreprendre au Japon.
Nos intervenantes nous ont donné de précieuses informations sur le lancement d'une activité au Japon, en décrivant les différentes structures possibles, avec leurs avantages et inconvénients, avant d'aborder la fiscalité et de définir le contrat de travail salarié au Japon.
 
Que ce soit dans le cadre du développement d'une activité ou en tant que salarié, l'autorisation de travailler est définie par le type de visa attribué aux personnes de nationalité non japonaise. Pour les futures entrepreneuses qui disposent actuellement d'un visa de « dépendant » (qui  limite la durée de travail autorisée à 28 heures par semaine), il convient de faire une demande de dérogation (shikaku-gai-katsudo-kyoka) auprès de l'immigration.

Il existe plusieurs modes d’exercice d’une activité commerciale :

 
La "Kojin Jigyo" correspond à un statut d'entrepreneur individuel et présente les avantages d'un lancement facile et rapide, à coût réduit (pas de frais d'enregistrement, ce statut n'étant pas inscrit au registre du commerce). Elle permet donc de tester une activité à faible coût, sur le court ou moyen terme, avant d’envisager la création d’une société dans un deuxième temps, en fonction du développement des affaires. Elle doit être déclarée à l'administration fiscale japonaise dans les deux mois suivant le démarrage de l'activité. Les inconvénients de la Kojin Jigyo sont leur faible crédibilité auprès des entreprises japonaises et la responsabilité illimitée (le patrimoine personnel peut donc se trouver engagé en cas de dettes). Ce statut n’est pas adapté lorsque l’on souhaite s’adjoindre des partenaires japonais et le taux d'imposition devient plus élevé lorsque le bénéfice excède le seuil de 10 millions de JPY. Ce statut ne donne pas droit à l'assurance chômage.
 
Pour lancer une activité plus importante sur un moyen ou long terme, la constitution d'une société, c’est-à-dire une entité légale (personne morale enregistrée au bureau des affaires légales « homukyoku ») est recommandée.
Il y a différentes formes de sociétés dont on retiendra deux structures fréquemment utilisées : la Godo Kaisha (GK), équivalente de la SARL, qui peut être constituée à partir d’1 JPY, mais qui présente l’inconvénient de ne pas pouvoir séparer l’actionnariat de la direction.
La Kabushiki Kaisha (KK), équivalente de la société par actions simplifiée, peut elle aussi être constituée avec un capital minimum de 1 JPY. Il faut cependant compter entre 450,000 à 800,000 JPY de frais relatifs à la constitution : droits d'enregistrement, frais de notaire, sceau, premiers frais de loyer, caution, premier salaire..Il faut compter 1 mois entre la rédaction des statuts et l'obtention du Toki.

La constitution sous forme de société présente l’avantage d’offrir une crédibilité accrue par rapport au statut de Kojin Jigyo, notamment en cas de recherche de partenaire japonais, ainsi qu’une gestion plus simple en cas de pluralité de partenaires. Les actionnaires ont une responsabilité limitée à hauteur du montant de leurs apports. La gestion annuelle est cependant lourde, avec la nécessité de se conformer aux règles du droit commercial en vigueur, de la constitution de la société (rédaction des statuts, partage des dividendes...) à l'approbation des comptes annuels, sans oublier les règles liées à la fermeture ou liquidation à déclarer impérativement à l'administration fiscale et qui demande d'être conseillé par des spécialistes (avocat, comptable, fiscaliste).

 
Nos intervenantes nous ont ensuite rappelé quelques notions d’ordre fiscal, avec la nécessité de faire une déclaration fiscale individuelle en cas de statut de Kojin Jigyo, avant le 15 mars de l’année suivante (c'est le régime de la séparation des biens qui prévaut au Japon), ainsi que les modalités pratiques d’établissement d’une facture (retenue à la source, taxe à la consommation..)
 
Le contrat de travail écrit n'est pas obligatoire. Le Ministère du Travail prévoit cependant un formulaire pour aider les entreprises à constituer un contrat de travail qui détermine la durée du contrat (CDD, CDI), le lieu de travail, les tâches à effectuer, les horaires de travail, les congés, la rémunération et les compensations accordées ainsi que les modalités de rupture de contrat.
La durée de travail ne doit pas en principe dépasser 40 heures par semaine et 8 heures par jour. La période d'essai, quand elle existe, est généralement de trois mois au cours desquels le contrat ne peut être résilié facilement. Les congés accordés démarrent à 10 jours la première année (à partir du 6 e mois) et progressent en fonction de l’ancienneté, jusqu'à atteindre 20 jours (la société est libre de fixer plus de jours).  Il est conseillé de négocier le contenu du contrat de travail au cas par cas. Les impôts sont généralement directement prélévés à la source.
 

Ce thème, très sollicité par les membres de FAJ, a suscité beaucoup d'intérêt et de questions.
Nous tenons à remercier chaleureusement nos intervenantes pour  le temps qu'elles nous ont consacré ainsi que pour la grande qualité de leur intervention, nos membres pour leur participation très active sans oublier nos deux organisatrices Keiko et Valérie pour l'excellente préparation et déroulement de cette conférence.
 
Pour celles qui ne sont pas encore inscrites, nous vous invitons à rejoindre notre groupe de discussion FAJ sur LinkedIn, un excellent moyen d'échanger nos questions et expériences !
 
Nous vous attendons nombreuses à notre prochaine conférence mensuelle du 12 février 2015 sur le thème de l’hôtellerie au Japon.
 
Bénédicte
Pour l'équipe FAJ